Assistant de Direction - Référent Administratif H/F - Aide aux Enfants Inadaptes

Présentation de l'entreprise :

L'association pour l'Aide aux Enfants Inadaptés (AEI), est implantée sur le territoire de TERGNIER-CHAUNY-LA FERE et accompagne plus de 650 personnes en situation de handicap. Les établissements et services sont répartis en trois pôles (220 salariés) et proposent des réponses adaptées au parcours de chacun :

Pôle Enfance : IME, SESSAD, PCPE et Maison de Répit.
Pôle Travail Protégé : ESAT multisites.
Pôle Hébergement et Vie Sociale : EANM multisites et SAVS.L'association recherche un(e) assistant(e) de direction et référent(e) administratif(ve).

Description de l'offre :

Rattachée directement au Directeur General, vous constituez le pivot administratif du siège social et assurez l'interface entre la Direction Générale, les Pôles et les partenaires extérieurs. Vous exercez également une mission de référence et de coordination vis-à-vis des six secrétaires de Pôles, afin de garantir la cohérence et la continuité des pratiques administratives à l'échelle de l'association.

Vos missions seront les suivantes :

Assistance à la direction générale
- Gérer l'agenda et l'emploi du temps du Directeur Général (prise de RDV, déplacements, arbitrages de planning)
- Réceptionner, trier et filtrer le courrier (postal et électronique)
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques ; accueillir physiquement les visiteurs et partenaires
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires aux missions du DG (documentation, rapports, notes de synthèse)
- Assurer la préparation en amont et le suivi des dossiers institutionnels (CA, Bureau, commissions, financeurs)
- Préparer et organiser la logistique des évènements professionnels (réunions, séminaires, comites, conférences)
Gestion administrative et documentaire
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle, règlementaire et institutionnelle
- Réaliser les commandes de matériel, fournitures et consommables du siège ; vérifier les livraisons
Préparation et suivi des instances de gouvernance
- Préparer les dossiers du Conseil d'Administration et du Bureau (convocations, ODJ, documents de séance, - - - Présentations)
- Assister aux réunions du CA, Commissions, Bureau et des comités de direction ; rédiger les comptes rendus et PV
- Gérer le calendrier institutionnel de l'association (instances, échéances règlementaires, CPOM, évaluations HAS)
- Contribuer à la préparation des rapports annuels, bilans et documents de communication institutionnelle
Animation du réseau administratif des Pôles (mission spécifique)
- Assurer la coordination fonctionnelle des 6 assistantes/secrétaires de Pôle (sans lien hiérarchique direct)
- Animer des réunions régulières du réseau administratif pour partager les pratiques et diffuser les directives DG
- Organiser la continuité de service en cas d'absence d'une secrétaire de Pôles (protocoles de suppléance)
Communication
- Contribuer aux actions de communication interne (diffusion notes de service, circulaires, informations DG)
- Participer à la production de supports de communication institutionnelle (avec Pack Office et outils collaboratifs)

Compétences attendues :

Savoir-faire
Maitrise de la bureautique et des outils collaboratifs
Techniques de rédaction administrative et institutionnelle
Veille informationnelle et réglementaire
Savoir-être
Discrétion absolue et sens de la confidentialité
Rigueur, organisation et fiabilité
Aisance relationnelle et sens de l'accueil
Esprit d'initiative et autonomie

Avantages :
Horaires flexibles et télétravail possible
18 congés trimestriels supplémentaires
Chèques vacances / Cartes cadeaux (CSE)
Mutuelle prise en charge a 50% + 6 EUR versés par l'employeur
Véhicule de fonction

Experience: 3 An(s)

Compétences: Techniques de gestion administrative,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Hébergement médicalisé pour enfants handicapés

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement du courrier