Assistante de Direction et de Projet - Ville de Saint-Quentin H/F - Communes

DESCRIPTION DE LA MISSION PRINCIPALE :
Assure un rôle central d'appui à la directrice et contribue au bon fonctionnement de la direction en garantissant la qualité de l'organisation administrative, la coordination des dossiers transversaux et le suivi des projets stratégiques.

DESCRIPTION DES MISSIONS :
- Assurer la gestion de l'agenda et l'organisation des déplacements et des RDV
- Préparer, organiser et suivre les réunions de directions, comité de pilotage.
- Rédiger les comptes rendus, relevés de décisions et note de synthèse
- Filtrer et orienter les demandes internes
- Veiller aux échéances des dossiers et suivi des décisions prises
- Assure en amont la préparation et le suivi des dossiers
- Assure l'interface entre la direction et les responsables et partenaires internes et externes
- Assure la communication dans la direction (newsletter)
- Assure la mise en place t le suivi des outils de pilotage et du reporting (indicateurs de performance...)
- Assure la mise en place de fonds de dossiers pour la direction sur les thématiques fléchés
- Prépare des supports de présentation en lien avec la direction
- Prépare les délibérations, décisions, conventions et documents administratifs en lien avec la directrice
- Veille au respect des procédures administratives
- Assure le contrôle, la saisie et le suivi des financements extérieurs sur les projets de direction.

DESCRIPTION DES ACTIVITES SEPCIFIQUES :
- Gestion de la pointeuse pour les agents de la culture et de l'animation en lien avec la direction
- Connaissance des logiciels Air Délib, Elise, Horoquartz, Coriolis
- Gestion et suivi des prestations RH (Guso, défi services, spirale, Cap Intérim)

Compétences professionnelles et techniques :
- Planifier et organiser des réunions, prendre des notes et réaliser le compte-rendu
- Réaliser la saisie de documents de formes et de contenu divers (courriers, tableaux...)
- Intégrer les priorités de service dans la gestion quotidienne
- Suivre des dossiers professionnels avec la direction
- Réaliser des tableaux de bords des actions de la Direction de (DRH, Stats...)
- capacité rédactionnelles et synthèse

Compétences relationnelles :
- Souriante, dynamique, disponible
- Force de proposition
- Capacité d'anticipation
- Faire preuve de rigueur et de méthode
- Sens de la responsabilité et de l'implication

capacité d'expertise (missions spécifiques) :
- Maitrise des outils de gestion du temps de travail (HoroQuartz, Web congés)
- Gestion de l'outil "Elise"
- Maitrise des formalités pour la création des actes
- Maitrise du logiciel de comptabilité
- Maitrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook)

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• Reporting
• Emailing
• Logiciels bureautiques
• Suivi des opérations
• Excel
• Compte-rendu
• Word
• Compétences rédactionnelles
• Force de proposition