Gestionnaire Scolarite et Affaire Courante H/F - Université de Picardie Jules Verne

L'Université de Picardie Jules Verne (UPJV) s'est engagée dans la création d'une école d'ingénieurs, projet structurant de sa stratégie de formation. Créée en 2023, l'EIJV - Ecole Ingénieurs Jules Verne a obtenu une accréditation permettant l'ouverture dès septembre 2023 de deux spécialités : Cybersécurité à Amiens (45, rue Saint-Leu) et Logistique & Supply Chain (6, avenue Archimède à Saint-Quentin). A la rentrée 2025, l'EIJV a ouvert deux nouvelles spécialités sur le site d'Amiens. Pour la rentrée 2026, l'école prévoit l'aménagement de nouveaux locaux à Saint-Quentin, et l'ouverture de trois Classes universitaires préparatoires aux grandes écoles (CuPGE): deux en partenariat avec l'UFR des Sciences à Amiens et une à Saint-Quentin, en partenariat avec l'INSSET.

L'équipe administrative de l'école est composée de 3 personnes sur le site d'Amiens : une directrice administrative, une chargée de scolarité et affaires générales, et une chargée des relations extérieures. Le poste de chargée de scolarité et gestion courante basé à Saint-Quentin, est actuellement à pourvoir pour compléter l'équipe.

Localisation : Saint Quentin

Mission et activités

Le/la chargé(e) de scolarité et de gestion courante contribue également au bon fonctionnement de l'école en assurant des missions transversales de gestion administrative, de suivi des dossiers et de circulation de l'information. Il/elle informe et oriente les interlocuteurs internes et externes dans leurs démarches, et participe au développement de l'activité de l'EIJV sur le site de Saint-Quentin.

Il/elle assure la gestion administrative et pédagogique de la scolarité des étudiants de la spécialité Logistique & Supply Chain sur le site de Saint-Quentin.

Activités principales

Missions transversales:

- Suivre et gérer les dossiers de recrutement des vacataires de l'école;
- Suivre et mettre en paiement les heures d'enseignement des intervenants de l'école via l'application RH OSE;
- Gérer les jobs étudiants, en lien avec la Direction de la Vie de l'Etudiant; contrats de travail et mise en paiement des heures effectuées;
- Gérer les ordres de missions des intervenants extérieurs;
- Assurer le suivi des enquêtes CTI, CDEFI, CRGE;
- Contribuer à la promotion des spécialités et relayer la communication de l'école: envoi de mailings, participation ponctuelle à l'organisation des évènements de l'école, notamment remise des diplômes, journées thématiques, rentrée institutionnelle;
- Organiser les réunions sur le site de Saint-Quentin (conseil de perfectionnement, assemblée générale, conseil d'école...);
- Participer aux réunions d'équipe;
- Mettre à jour des bases de données pour l'école et suivre des indicateurs: questionnaires, statistiques, tableaux de bord ;
- Accompagner le développement et l'activité de l'école sur le site de Saint-Quentin (e.g. participation à l'organisation de manifestations et des actions locales);
- Assurer le suivi des dossiers de candidatures étudiantes à l'entrée (concours CPGE, plateformes E-Candidat, Etudes en France).

Missions scolarité de la spécialité Logistique & Supply Chain:

- Assurer l'accueil, l'information et l'orientation des élèves et des enseignants dans le domaine de la scolarité: parcours de formation, modalités d'évaluation des connaissances et des compétences, calendrier pédagogique;
- Suivre aux inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants (IPWeb);
- Gérer les notes sur APOGEE (SNWeb)et contribuer à l'organisation des jurys d'examens ;
- Saisir les maquettes des relevés de notes et des contrôles de connaissance, des notes, des règles de calcul;
- Préparer et suivre les emplois du temps (CELCAT);
- Assurer le suivi administratif des mobilités étudiantes(Plateforme Stage);
- Participer à la préparation des examens (gestion des plannings, édition des listes d'émargement, préparation des salles, remise des copies...);
- Apporter un appui à la gestionnaire basée à Amiens en cas de pics d'activités.

Compétences requises

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires

- Connaissance du fonctionnement général du monde de l'enseignement supérieur
- Gestion administrative et de secrétariat

Savoir-faire opérationnels/techniques

- Connaissances rédactionnelles et orales (savoir-faire du reporting)
- Utilisation des outils bureautiques(Word, Excel, Powerpoint)
- Utilisation des logiciels métiers : APOGE, CELCAT, Moodle, E-Candidat, Coffre-fort numérique, OSE (pour chaque logiciel des formations seront proposées).

Savoir-faire comportemental

- Sens de l'organisation, rigueur, anticipation
- Travail en équipe
- Sens relationnel

• Recrutement
• Gestion de l'emploi du temps
• SGBD
• Sens du relationnel
• Reporting
• Travail en équipe
• Logiciels bureautiques
• Excel
• Word
• PowerPoint
• Moodle
• Sens de l’organisation